12. Mai 2015 | 13:38

Die GoBD

Seit dem 01.01.2015 gelten seitens der Finanzverwaltung neue Vorschriften zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz: GoBD. Die GoBD ersetzen damit die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungsysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

 

Was ist neu?

  • Anders als zu den GoBS und GDPdU, bei denen die Einnahmeüberschussrechner ausgenommen waren, sind nun alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zur Einhaltung verpflichtet.
  • Die zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen innerhalb von zehn Tagen ist zu gewährleisten. „Erfassen“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass durch den Mandanten eine Belegidentifikation, -sichtung, -sicherung und geordnete Ablage erfolgt, die auch z. B. in einem Ordner vorgenommen werden kann. Eine IT-technische Erfassung kann auch zu einem späteren Zeitpunkt in der Kanzlei erfolgen.
  • Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen: Belege oder sonstige steuerlich relevante Unterlagen, die in elektronischer Form Eingang in das Unternehmen finden (z. B. per E-Mail, per Download, per USB-Stick etc.),
  • sind genau in dieser Form unverändert aufzubewahren und für einen maschinellen Datenzugriff im Fall einer steuerlichen Außenprüfung zehn Jahre vorzuhalten.

 

Handlungsempfehlungen

  • Die Erfassung von Kassenbüchern, Verpflegungsmehraufwendungen, Reisekosten und Arbeitszeiten können grundsätzlich in Office-Formaten verwendet werden sofern jedoch Aufbewahrungs- bzw. Archivsysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit bzw. der Nachvollzug von Änderungen unterstützt wird. Sollte dies nicht der Fall sein, so müssen ergänzende Maßnahmen getroffen werden, um die Beweiskraft der Office-Dokumente zu erhalten (regelmäßigen Sicherungen, Zugriffsschutz auf die Ablageorte, die Verwendung von Schreibschutzmaßnahmen und eine Verfahrensdokumentation mit Erläuterung der Maßnahmen).
  • Erhaltene Rechnungen im pdf-Format dürfen nicht gelöscht werden und sind ebenfalls unverändert zu speichern.
  • Überprüfung der Warenwirtschaftssysteme hinsichtlich der Revisionssicherheit, des Zugriffschutzes und der Protokollierung.

 

Den Besitzern einer Handkasse sei nochmals folgendes Zitat ans Herz gelegt, das wörtlich aus dem GoBD entnommen wurde:

„…Es widerspricht dem Wesen der kaufmännischen Buchführung, sich zunächst auf die Sammlung von Belegen zu beschränken und nach Ablauf einer langen Zeit auf Grund dieser Belege die Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen oder Grundbüchern einzutragen (vgl. BFHUrteil vom 10.Juni 1954, BStBl III S. 298).“

 

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Bei Fragen und/oder Anregungen kontaktieren Sie uns bitte unter s.huhle@wpreichert.de.

 

Dresden, den 12.05.2015

 

Bitte beachten Sie den folgenden Haftungsschluss: „Die vorstehenden Äußerungen geben ausschließlich die persönliche Meinung des Autors zum angegebenen Datum wieder und können und wollen keine Beratung im Einzelfall ersetzen. Daher ist eine Haftung gegenüber Dritten gleich aus welchem Rechts- oder Sachgrund, insbesondere durch sich ständig ändernde Gesetze und/oder Rechtsprechung vollumfänglich ausgeschlossen. Auch erhebt der vorstehende Beitrag keinen Anspruch auf Vollständigkeit aller möglichen Fälle und/oder Varianten, nicht zuletzt, um den Inhalt auf bewusst dargestellte Schwerpunkte zu fokussieren und zu beschränken.“