24. November 2016 | 10:21

Fahrtenbuch – darauf müssen Sie achten

Fahrtenbuch

Nutzen z.B. Selbstständige, Geschäftsführer oder auch Arbeitnehmer ein Fahrzeug, das sich im Betriebsvermögen einer Gesellschaft befindet, sowohl privat als auch geschäftlich, müssen die privaten Fahrten dem Einkommen zugerechnet werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wird nach der sog. Ein-Prozent-Regel, bei der der Vorteil auch pauschal mit einem Prozent des Brutto-Listenpreises des Fahrzeugs (zzgl. weiterer Fahrten) berechnet werden kann, oder man führt ein Fahrtenbuch. Gerade beim Fahrtenbuch sind aber einige Dinge zu beachten, damit das Finanzamt dieses auch steuerlich anerkennt.

Fahrtenbücher werden von den Finanzbehörden sehr genau überprüft, schon geringe Fehler können zur Folge haben, dass die Abrechnung nach der Ein-Prozent-Regel erfolgt und somit das gesamte Fahrtenbuch verworfen wird.
Die Festlegung der Methode, nach der der private Anteil berechnet werden soll, muss i.d.R. am Jahresanfang festgelegt werden. Ein Wechsel während des Jahres kann nicht erfolgen. Lediglich bei Anschaffung eines neuen Fahrzeugs kann auch im laufenden Jahr eine andere Festlegung getroffen werden.
Bei nur wenigen Privatfahrten kann das Fahrtenbuch vorteilhafter sein als die 1%-Regel. Allerdings sollte dabei berücksichtigt werden, dass  das Führen des Fahrtenbuchs mehr Zeit erfordert und der Aufwand größer ist. Wird das Fahrtenbuch durch das Finanzamt aus irgendeinem Grund später nicht anerkannt, war der „Aufwand umsonst“.
Haben sich Unternehmer für das Führen eines Fahrtenbuchs entschieden, wird vereinfacht gesagt der Privatanteil an den Gesamtkosten im Verhältnis der privat gefahrenen Kilometer zur jährlichen Kilometerleistung des Fahrzeugs berechnet.
Das Fahrzeug sollte immer zeitnah geführt werden und eine gebundene Form ist Pflicht!. Lose Blattsammlungen werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Und auch die Exel-Tabelle auf dem Rechner ist nicht zulässig. Fahrtenbücher dürfen nicht so angelegt sein, dass nachträgliche Veränderungen vorgenommen werden können, zudem muss die Schrift lesbar sein.
Fahrtenbücher müssen folgende Angaben enthalten:

 

  • Datum der Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn der betrieblichen Fahrt
  • Kilometerstand zum Ende der betrieblichen Fahrt
  • Genaues Reiseziel – Angabe von Ort und Straße genügt nicht
  • Reisezweck und Geschäftspartner
  • Eventuell gefahrene Umwege

 

Möglich sind auch elektronische Fahrtenbücher. Diese müssen Datum, Fahrtenziel, und den Kilometerstand automatisch aufzeichnen. Auch hier müssen nachträgliche Veränderungen technisch ausgeschlossen sein oder von der Datei dokumentiert werden.
Eine derzeit neue Lösung ist das Fahrtenbuch per Smartphone-App. Dabei wird ein kleiner Stecker im Fahrzeug integriert, der jede Fahrt erfasst und die Daten in der Smartphone-App zur Verfügung stellt. Allerdings ist zu bedenken, dass es kein Zertifizierungsverfahren für die Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher gibt. Ob die elektronischen Fahrtenbücher als ordnungsgemäß anerkannt werden, kann nur in einer Einzelfallprüfung erfolgen, wobei die Finanzverwaltung hier sehr kritisch ist.
Das Fahrtenbuch ist Grundlage für die steuerlichen Auswirkungen und ist deshalb als Beweismittel für die betrieblich gefahrenen Kilometer anzusehen. Der Steuerpflichtige ist allein dafür verantwortlich, dass Aufzeichnungen mit den Tatsachen übereinstimmen und das auch bewiesen werden kann. Sind mehrere Fahrzeuge im Unternehmen vorhanden, muss für jedes Fahrzeug ein eigenes Konto angelegt werden, über das die Kosten für das jeweilige Fahrzeug verbucht werden.

Bitte beachten Sie folgende Hinweise zum Haftungsausschluss:
Um die vorstehenden Texte „lesbar und interessant“ zu gestalten, werden keine Angaben zu Gesetzesparagraphen und auch möglichst wenige spezifische/steuerliche Fachbegriffe verwendet. Dies kann zur Folge haben, dass dadurch nicht alle denkbar möglichen Fälle einschließlich deren steuerlicher/gesetzlicher Auswirkungen detailliert und exakt erfasst werden. Aus diesem Grunde können und werden wir keine Haftung für die vorstehenden Textpassagen übernehmen und lehnen jegliche Haftung gleich aus welchem Grunde vollständig ab.
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